Электронные трудовые книжки

Электронные трудовые книжки

Внимание!

Не забудьте уведомить работников о необходимости сделать выбор использовать бумажную трудовую книжку или электронную книжку до 30 июня 2020 года!

Электронные трудовые книжки

1111С 2020 года в России появилась электронная трудовая книжка. Как указывает на своем сайте Пенсионный Фонд России, новый цифровой формат призван обеспечить постоянный и удобный доступ граждан к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям – к новым возможностям кадрового учета.

Переход на электронные трудовые книжки является добровольным, позволяет работающим гражданам сохранить бумажный формат трудовой книжки столько времени, сколько это необходимо.

У тех же, кто устроится на работу впервые с 2021 года, все сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажного носителя.

Все граждане в течение 2020 года могут подать работодателю заявление в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности и в бумажную версию.

Граждане, которые до конца 2020 года не обратятся к работодателю с заявлением о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности, начиная с 2021 года, будут формироваться только в цифровом формате.

Доступ к электронной трудовой книжке будет открыт для граждан в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России и через портал госуслуг, а также посредством соответствующего приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Обеспечить ее сможет работодатель (по последнему/актуальному месту работы), территориальный орган Пенсионного фонда России или МФЦ. Услуга предоставляется экстерриториально, т.е. без привязки к месту жительства или работы человека.

Власти считают, что у электронной трудовой книжки есть преимущества:

  • удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;

  • минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;

  • дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;

  • снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;

  • дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;

  • использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;

  • новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;

  • высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

  • место работы;

  • периоды работы;

  • должности (специальность, профессия);

  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);

  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;

  • основания прекращения трудового договора

Что касается работодателей, то с 1 января 2020 года для них будет введена обязанность ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. Передача сведений будет осуществляться в рамках действующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда.

В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям надлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.

При необходимости работодателям также предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.

Начиная с 1 января 2021 года, в случаях приема на работу или увольнения, сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

На официальном сайте Пенсионного фонда России можно посмотреть проекты документов для работодателей:

– Проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведении о трудовой деятельности работника;

– Проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников;

Порядок заполнения формы СЗИ-ТД;

Порядок заполнения формы СЗВ-ТД;

Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников».

Как заполнять СЗВ-ТД

В СЗВ-ТД нужно вносится вся та же информация, что и в трудовую книжку.

Если работник написал заявление о продолжении ведения трудовой книжки или предоставлении сведения (так называемая электронная книжка) о трудовой деятельности, напротив соответствующей строки нужно отразить дату подачи заявления.

В поле “Дата подачи” указывается дата подачи соответствующего заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ. Поле заполняется тем работодателем, которому подано соответствующее заявление. При необходимости представления корректирующей даты подачи зарегистрированным лицом одного из заявлений представляется форма СЗВ-ТД, где в соответствующей строке заполняется новая дата подачи заявления.

В случае необходимости отмены ранее представленных сведений о подаче заявлений в соответствующей строке указывается ранее указанная дата и в поле “Признак отмены” проставляется знак “X”

Графу 4 “Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение” нужно заполнять в соответствии со штатным расписанием. Структурное подразделение указывать только в том случае, если оно указано в трудовом договоре.

Графу 5 “Код выполняемой функции (при наличии)” нужно заполнять с 1 января 2021 года по профстандартам. Код состоит из семи знаков из профстандарта:

– первые пять – код наименования вида профессиональной деятельности;

– предпоследний – буква кода обобщенной трудовой функции;

– последний – цифра уровня квалификации, к которому относится обобщенная трудовая функция.

Чтобы отменить запись в разделе “Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица”, снова подайте форму СЗВ-ТД. В ней в графе 10 “Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении” напротив ошибки поставьте знак “Х”. Если нужно внести исправления, отмените неверную запись, а в следующей строке укажите корректные сведения.

На сайте Пенсионногоо фонда размещены примеры заполнения формы.

Подавать документ нужно в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью. Если в штате менее 25 сотрудников, можно представлять сведения на бумаге.

Ответственность за нарушения

За нарушение сроков подачи сведения, за подачу неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности предусмотрен административная ответственность в виде предупреждения или штрафа, который составляет:

– для должностных лиц – от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;

– для организации – от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

За повторные нарушения размер штрафа увеличивается, предусмотрена дисквалификация для должностного лица.

С 1 января 2021 года ответственность за такое нарушение станут нести только должностные лица. Им будет грозить предупреждение либо штраф от 300 до 500 руб.

 ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С РАБОТНИКАМИ

ЧТО СДЕЛАТЬ:

Принять или изменить локальные нормативные акты (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии)

ПРОЦЕДУРА /АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ/:

1. Направляем проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации

2. Профсоюз направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме

3. Если все стороны согласны, подписываем и утверждаем локальный акт

4. Если профсоюз не согласен с проектом либо просит внести в него изменения — проводим консультации в целях достижения взаимоприемлемого решения

5. При недостижении согласия разногласия оформляются протоколом, после чего принимаем локальный нормативный акт

6. Профсоюз может обжаловать локальный акт в инспекцию труда или в суд, либо начать процедуру коллективного спора

СРОК:

1.Чем быстрей, тем лучше

2. Не позднее 5 дней с со дня получения проекта

3. Сразу после получения согласия

4. В течение 3-х дней с даты получения мотивированного мнения профсоюза

5. После окончания консультаций с профсоюзом

6. В соответствии со ст. 372 ТК РФ

ЧТО СДЕЛАТЬ:

Уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в ТК РФ, о праве подать письменное заявление, в котором сделать выбор использовать только электронную книжку или оба варианта трудовых книжек.

ПРОЦЕДУРА /АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ/:

Передаем уведомление работнику под роспись, либо направляем уведомление способом, позволяющим подтвердить факт его получения.  Образец уведомления СКАЧАТЬ

СРОК:

По 30 июня 2020 года включительно.

ЧТО СДЕЛАТЬ:

Работнику подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки на бумажном носителе либо о ведении электронной трудовой книжки. Информацию о поданном заявлении направить в ПФР. Если заявлений от работника не поступило – продолжать вести трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ — на бумажном носителе.

ПРОЦЕДУРА /АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ/:

Получаем от работника заявления, регистрируем, храним в личных делах. Информация о поданном заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые для хранения в информационных ресурсах ПФР.

СРОК:

по 31 декабря 2020 года включительно.

ЧТО СДЕЛАТЬ:

Выдать трудовую книжку тем, кто пожелал вести ее в электронном виде.

ПРОЦЕДУРА /АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ/:

В книжке сделать запись о подаче работником заявления «о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

СРОК:

Срок законом не установленном.

За тем, кто выбрал ведение трудовой книжки на бумажном носителе, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. В последующем он в любое время может подать заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Тому, кто выбрал электронную книжку, с момента выдачи работнику трудовой книжки, работодатель не будет отвечать за ее ведение и хранение. Также работодатель не должен делать из нее выписку по просьбе работника.

ЧТО СДЕЛАТЬ:

Предоставить тем, кто выбрал электронные книжки, сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

ПРОЦЕДУРА /АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ/:

Сведения предоставляются по форме СТД-Р (утверждена Минтрудом) по запросу работника, а также при его увольнении.

Заполняем так же как СЗВ-ТД, вносим те же сведения о трудовой деятельности, которые подаем в ПФР, в том числе: о приеме, постоянном переводе, получении новой профессии, переименовании организации.

Информацию о выборе формата трудовой книжки указываем только тем сотрудникам, которые подали заявление о переводе на электронную книжку.

Сведения передаем на бумажном или электронном носителе по выбору работника. Бумажную заверяем подписью руководителя или доверенного лица и печатью (при наличии), а электронную — УКЭП.

Приказ Минтруда России от 20.01.2020 г. № 23н « Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения»

СРОК:

в период работы: не позднее 3-х рабочих дней со дня обращения работника к работодателю; в день увольнения.

Если работник выбрал ведение книжки на бумажном носителе или не сообщил о своем выборе, – вести трудовую книжку и одновременно с этим передавать сведения в ПФР.

Выбор работник должен сделать до 31 декабря 2020г включительно.

Вновь поступающие на работу предъявляют либо бумажную трудовую книжку, либо сведения о трудовой деятельности.

Необходимо проверять есть ли в документе отметка об отказе работника от бумажной книжки. Если нет, то требуйте ее предоставления.

Запись в трудовую книжку вносится в течение 5 дней с даты приема на работу;

сведения в ПФР передаются – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем приема на работу.

С 2021 года уведомлять о приеме на работу нужно не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

 ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ПЕНСИОННЫМ ФОНДОМ РФ

ЧТО СДЕЛАТЬ:

Сообщить в ПФР данные о трудовой деятельности работников в случае:

– приема сотрудника;

– постоянного перевода;

– увольнения;

– написания им заявления о выборе формата трудовой книжки.

– при других кадровых изменениях, за исключением записи о поощрении и образовании.

ПРОЦЕДУРА /АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ/:

Сведения в ПФР нужно передавать по форме СЗВ-ТД, если:

-работника приняли на работу, перевели на другую постоянную работу или уволили

– работник получил новую профессию, специальность или квалификацию;

– работник написал заявление о выборе формата трудовой книжки;

– суд запретил работнику занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью;

– организация переименовалась.

Форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п “Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений”.

СРОК:

с 1 января 2020 г. – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем наступления события.

Если сведения о работнике представляются впервые, то одновременно необходимо представить сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 г.

Если в 2020 г. не было событий, требующих передачи сведений в ПФР, то сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 г. на работников предоставляются в 2021 г.

ЧТО СДЕЛАТЬ:

С1 января 2021 года передавать сведения в ПФР о переводе на другую постоянную работу,

о подаче работником заявления о продолжении ведения трудовой в бумажном варианте,

о переводе работника на электронную трудовую книжку заявления; оформление трудовых отношений.

СРОК:

Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие (перевод, заявление).

ЧТО СДЕЛАТЬ:

С 1 января 2021 года сообщать в ПФР о приеме на работу и увольнении.

СРОК:

Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа, иного документа.

Работодатели, численность работников у которых 25 и более лиц за отчетный период ОБЯЗАНЫ передавать сведения в ПФР в форме электронного документа, подписанного УКЭП. Работодатели, численность работников у которых менее 25 лиц за отчетный период ВПРАВЕ передавать сведения в ПФР в форме электронного документа, подписанного УКЭП. Сведения можно передавать через бесплатную программу Пенсионного фонда, а можно использовать любой другой сервис.

ЮРИДИЧЕСКИЕ УСЛУГИ

Консультант Плюс

Геопозицияг. Кострома, ул. Чайковского, 9Б
Электронная почтаinfo@kirsanovv.ru
Телефон+7 (4942) 33-44-66
+7(4942) 64-11-02
Факс +7 (4942) 64-11-03
2019 Юридическое бюро Кирсанова. Все права защищены.
Яндекс.Метрика

Опишите вашу ситуацию

Закрыть